Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (SAPA) - pilottiprojektin loppuraportti julkaistu

Keväällä 2017 Kuntaliitto yhdessä Kansallisarkiston, Järvenpään kaupungin, Valtiovarainministeriön, FCG International Oy:n ja Evolta Oy:n (ent. Solita Oy) toteutti pilottiprojektin julkishallinnon yhteisestä sähköisestä arkistointi-palvelusta SAPA:sta. Projektin tarkoituksena oli selvittää, miten SAPA-palvelu ja sen käytön edellytykset soveltuvat kuntien tarpeisiin sekä mitä SAPA toiminnallisesti edellyttää yksittäisen kunnan kannalta. Pilotti toteutettiin ns. pöytälaatikko-mallina, koska SAPA-palvelua ei ole vielä olemassa. Projektissa höydynnettiin Evolta Oy:n Lupapiste-palvelussa säilytettäviä Järvenpään kaupungin rakennusvalvonnan lupaprosessin digitaalisia aineistoja. Projektissa keskityttiin pysyvästi säilytettävään digitaaliseen aineistoon.

Projektin tuotokset

Projektin tuloksena syntyi aineiston siirto- ja tietopalveluprosessikuvaukset sekä niihin liittyvät eri toimijoiden roolit. Siirtäjän eli esimerkiksi kunnan roolina on tulevaisuudessa

1. Tehdä SAPA-liittymissopimus
2. Paketoida siirrettävät aineistot SÄHKE 2-kuoreen 
3. Tarjota ensisijaisesti SAPA:ssa säilytettävään aineistoon liittyvät tietopalvelut

Vastaavasti SAPA:n roolina on

1. Validoida siirtäjän siirtämä aineisto
   1. hyväksyä ja kuitata aineisto vastaanotetuksi tai
   2. hylätä ja ilmoittaa hylkäyksestä

     2. Säilyttää aineisto pysyvästi eheänä ja muuttumattomana

     3. Tarjota tietopalvelua varten aineiston siirtopaketin

Tietopalveluiden kannalta keskeiseksi kysymykseksi nousi käytettävä metatietomalli. Toistaiseksi noudatetaan SÄHKE-vaatimuksia. Tällä hetkellä yhtenäistä, kaiken kattavaa metatietokuvausten mallia ei ole käytettävissä. Aikaisemmin tehdyssä markkinaselvityksessä puolet organisaatioista kannatti sitä, että SAPA-palvelu huolehtii tietopalvelusta, toinen puoli taas koki, että tietopalvelu on oltava tiedon tuottaneella taholla. Koska aineiston siirto perustuu sopimukseen, niin saattaa olla, että eri organisaatiot sopivat tietopalvelusta haluamallaan tavalla eikä yhtä mallia ole olemassa.

Aikataulusta

Ensimmäisiä todellisia siirtoja SAPA:an on tarkoitus pilotoida vuoden 2017 jälkipuoliskolla ja julkistaa SAPA-palvelu vuoden 2018 alussa. Aineisto- ja tietopalvelu on aikataulutettu vuodelle 2019.

Digitoinnista

Projektissa keskusteltiin myös digitoinnista ja digitoidun materiaalin siirtämisestä SAPA:an. Arkistolaitos on julkaissut vuonna 2008 määräykset ”Arkistolaitoksen vaatimukset digitoidulle aineistolle”. Kansallisarkistolla on käynnissä oma digitoimista käsittelevä työryhmä. Työryhmä antaa digitoinnin linjaukset vuonna 2019 mm. siitä mitkä sellaiset paperiaineistot, mitkä on digitoitu saa hävittää. Toistaiseksi pysyvästi säilytettäviä paperiaineistoa ei saa hävittää ilman Kansallisarkiston erillistä päätöstä, vaikka aineisto digitoitaisiin.

Lisätietoja pilottiprojektista oheisesta SAPA-pilottiprojektin loppuraportista sekä erityisasiantuntija Tuula Sepolta.