Kuntaliitto päivittää kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaita

Suomen Kuntaliitto päivittää parhaillaan kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaita Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikojen uudistus -projektissa, jossa päivitetään opetustoimen, ympäristöasioiden sekä teknisen toimen säilytysaikaoppaat.

Oppaat sisältävät arkistolaitoksen määräykset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja säilytysaikasuositukset määräaikaisesti säilytettävistä asiakirjoista. Suosituksissa huomioidaan erityislainsäädäntö ja niitä päivitetään yhteistyössä kuntien ja Arkistolaitoksen kanssa. Oppaiden vähimmäisaikoja noudattamalla arkistonmuodostaja voi varmistua, että asiakirjat säilyvät oikeudelliselta kannalta vähimmäisajan. Oppaat julkaistaan sekä suomeksi että ruotsiksi.

Päivitystyössä hyödynnetään myös kuntien yhteistä tehtäväluokitusta. Säilytysaikojen osalta määräaikaiset säilytysajat on pyritty, huomioiden alakohtainen erityislainsäädäntö. Pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Kansallisarkisto. On tärkeää tietää, kuinka kauan säilytetään tiettyjä asiakirjoja, jotta organisaatio voi edesauttaa asiakirjojen käytettävyyttä historian ja tutkimusten kannalta ja myös hävittää jo vanhentuneita asiakirjoja. Oppaat perustuvat vielä paperimaailmaan, vaikka asiakirjallista tietoa käsitellään yhä enemmän sähköisissä järjestelmissä. Projektissa pyritään uudistamaan oppaiden rakennetta tietokantamuotoon siten, että ne olisivat jatkossa helpommin päivitettävissä. Lait, säilytysajat sekä asiakirjatyypit muuttuvat usein, joten oppaat vanhenevat nopeasti ellei niitä päivitetä.   

Päivitetyt oppaat julkaistaan vuoden 2017 aikana.

Työtä tekee suunnittelija Sini Korpi (sini.korpi(at)kuntaliitto.fi) ja erityisasiantuntija Tuula Seppo.