Kriisiviestintää kannattaa harjoitella, vaikka tosi paikan tullen ohjeet joutavat usein romukoppaan

Kukaan ei haluaisi kohdata kriisejä, ei sen enempää omassa elämässään kuin kunnissakaan. Eri kokoisia kriisejä elämässä kuitenkin tulee vastaan ja usein isommat kriisit heijastuvat myös kuntiin. Kriisin, onnettomuuden tai muun yllättävän tilanteen sattuessa kunnissa viestintä nousee ratkaisevan tärkeäksi.

Kriisiviestintään voi ja kannattaa valmistautua ja tämän vuoksi Kuntaliitto järjesti marraskuun alussa kriisiviestintäseminaarin. Selkeästi kriisiviestintä kiinnostaa, sillä Kuntatalon luentosali oli täynnä kunnista ja kuntayhtymistä saapuneita viestintäammattilaisia.

Turussa tiedotus keskitettiin twitteriin

Syksyn aikana kriisiviestinnän osaamista on kysytty etenkin Turussa. Elokuussa kaupungin torilla tehtiin puukkoisku, jota poliisi tutkii terroritekoina. Turun kaupungin viestintäjohtaja Saara Malila kertoi kokemuksia siitä, mitä kaupungin organisaatiolta vaaditaan kriisin keskellä.

- Twitter osoittautui meidän kohdalla tehokkaimmaksi viestintäkanavaksi ja sieltä tietoa myös osattiin etsiä, Malila totesi.

Hänen mukaansa tilanne myös toi esiin heikot kohdat ja haasteet, joita ei arkipäivän viestintätilanteissa huomata.

- Meillä on esimerkiksi sähköisiä mainostauluja Turun sisääntuloteiden varsilla. Olisimme tauluissa halunneet tiedottaa ihmisiä nopeasti, että keskustaan ei kannata nyt tulla. Tauluja ei kuitenkaan voitu käyttää, sillä kukaan ei tiennyt miten niihin saa tekstiä, Malila kuvasi käytännön ongelmia.

Toisen mielenkiintoisen näkökulman samaan kriisiin toi Turun Sanomien päätoimittaja Kari Vainio. Hän kuvasi median työskentelyä iskun jälkeen ja myös sitä, miten Turun Sanomat joutuivat osapuoleksi uutisoidessaan tekijästä ja auttajista. Lehti sai valtavasti sekä rasistisia viestejä että viestejä, joissa sitä syytettiin maahanmuuttovastaisuudesta.

Imatralla kriisiviestintää jouduttiin tekemään varahenkilöiden voimin

Toinen kuntaesimerkki seminaarissa kuultiin Imatralta ja Etelä-Karjalasta. Imatralla tehtiin vajaa vuosi sitten kolmoissurma, jossa yksi uhreista oli kaupunginvaltuuston puheenjohtaja. Imatran kaupungin hyvinvointipalveluiden johtaja Arja Kujala kuvasi sitä, millainen shokki keskeisen päättäjän menehtyminen pienen kaupungin organisaatiolle oli. Lisäksi kaksi muuta uhria, paikallisia toimittajia, olivat tuttuja myös kaupungin viestinnästä vastaaville.

- Meillä ongelmaksi muodostui myös se, että kriisiviestintäohjeessa oli vain yksi yhteystieto eli ei ollut nimetty varahenkilöitä.

- Kriisiviestintäohjeen sai heittää romukoppaan siinä vaiheessa kun selvisi, että yksi keskeinen toimija on uhri, Kujala kuvailee.  

Kriisiviestinnänkin vaikeutta lisäsi se, että surmat tehtiin viikonloppuiltana ja lisäksi lomakaudella. Imatralla päätettiinkin nopeasti keskittää kaikki tiedottaminen kaupunginjohtajalle sekä hyvinvointijohtajalle.

- Medialle annan kiitoksen siitä, että se kunnioitti äärimmäisen hyvin meitä ja esimerkiksi sovituista tiedotusajankohdista pidettiin kiinni, Kujala kertasi.

Kriisejä on erilaisia, harjoittelu kannattaa silti

Sekä Turun että Imatran tapauksissa tuli ilmi, että kunnissa kannattaa ehdottomasti olla kriisiviestinnän ohje ja kriisiviestintää kannattaa harjoitella. Näin varmistetaan, että kaikkein tärkeimmät asiat toimivat ja tulevat hoidetuiksi äkillisessäkin tilanteessa. Todellinen tilanne yllättää silti aina, joten täysin ohjetta ei voi seurata.

Aina kriisi ei kuitenkaan ole yhtä iso ja traaginen kuin Turussa tai Imatralla. Esimerkiksi häiriöt vedenjakelussa vaativat yhtä lailla erityistä tiedottamista, mutta niitä on helpompi harjoitella etukäteen.

Kriisiin varautumisessa ja kriisin kohdatessa kunnille on tarjolla myös apua. Nykyisin Etelä-Karjalan pelastuslaitoksella työskentelevä Johanna Franzén on aikaisemmassa työssään kouluttanut kuntia kriisiviestintään sekä toimittanut oppaan kuntien kriisiviestintäohjeen tekemisestä.

- Opas on suunnattu erityisesti kunnille, joissa ei ole kokoaikaista viestintähenkilöstöä, Franzén valotti.

Käytännön työstä kriisiviestintäoppaan päivittämisessä kertoi Kuopion viestintäpäällikkö Raija Korhonen. Kuopiossa kriisiviestinnän opasta on päivitetty useaan kertaan vuosien varrella.

- Painotukset oppaassa ovat muuttuneet, nykyään painotetaan sosiaalisen media roolia myös kriisin aikana. Meillä Kuopiossa on lisäksi haasteena kaupungin maantieteellinen laajuus, Korhonen totesi.

Lisäksi seminaarissa kerrottiin myös psykososiaalisesta tuesta, joita kunnilla on mahdollisuus saada kriisin kohdatessa.

Kriisiviestintäseminaarin aineistot

Kunta-tv:n tallenne seminaarista

Kriisiviestinnän suunnittelun opas Pelastusopiston sivuilla

Saara Malila on kirjoittanut Turun puukkoiskusta Kuntaliiton Vieraskynä-blogissaan.