Asianhallinnan kehittämisellä tehokkuutta toimintaan
Hallinnollisen työn kehittäminen asianhallinnan viitearkkitehtuurin avulla on mahdollista saavuttaa monia höytyä ja kustannussäästöjä. Näitä ovat mm. asioiden käsittelyn nopeutuminen ja asiakaspalvelun paraneminen, toiminnan luottamuksen kasvaminen, asianhallintaan liittyvien lainsäädännön vaatimusten toteutuminen, kustannussäästöjen saavuttaminen, avoimen datan käytettävyys ja saatavuus ja kansallisten sähköisten palveluiden käyttöönotto.
Kuntatalolla järjestettiin 9.3.2016 hallinnollisen työn sähköistämisen, kehittämisen ja uudistamisen seminaari. Seminaarissa käsiteltiin laajasti Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuria. Luennoitsijoina olivat asiantuntijoita valtiovarainministeriöstä, Vantaalta, Kuusamosta, Ylä-Savon sotesta, Tierasta ja Kuntaliitosta. Seminaaria kuunteli etänä ja paikanpäällä yli 200 osallistujaa.
Seminaarin teemana oli tarjota kuulijoille käytännönläheisiä ohjeita asian-hallinnan kehittämisestä, kehittämisen hyödyistä ja vaadittavista resursseista. Asianhallinnan viitearkkitehtuuri tarjoaa oivan apuvälineen kehittää hallinnollista työtä ja antaa prosessien tarkkuudella valmiita malleja
Hallinnon kehittämisessä voi hyödyntää:
1) uuden kuntalain mukaista hallintosääntömallia
2) asianhallinnan viitearkkitehtuuria
3) suunnitteilla on myös SAPA (Sähköinen viranomaisarkistointi) asiakirjallisen tiedon säilyttämiseen
Yhteistyö
Luennoitsija toivat laajasti esille yhteistyön merkityksen hallinnon kehittämisessä. Ylä-Savon Sote korosti yhteistyötä tietohallinnon, asiakirjahallinnon ja kehittämisen välillä. Kuusamo ja Tiera esittivät hankkeen, missä Pohjois-Suomen kunnat (Kajaani, Kuusamo, Rovaniemi, Kalajoki, Raahe ja Taivalkoski) olivat yhdessä toteuttaneet asianhallinnan kehitystarpeiden selvityksen ja tavoitetilan.
Johdon sitoutuminen ja päättäjät mukaan
Asianhallinnan kehittäminen muuttaa myös johdon työkäytäntöjä ja vii-tearkkitehtuurissa kuvataan mallit sähköiseen päätöksentekomenettelyyn ja toimielinpäätöksen. Luennoitsijat kannustivat ottamaan kehittämiseen mukaan myös päättäjät, sillä todellisen paperittomuuden on arvioitu lisäävän työn tuottavuutta jopa n. 30 %.
Tiedonohjausuunnitelma
Asiakirjallisen tiedon käsittely ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla. Sen avulla ohjataan sähköistä asiointia, asiankäsittelyä, operatiivisia järjestelmiä, asiakirjahallintoa ja arkistointia. Tiera korosti esityksessään sähköisen
asianhallinnan edellytyksiä:
1. Kunnan yhteinen asianhallinnan toimintapa
2. Kunnan yhteinen tiedonohjaussuunnitelma
3. Kokonaan sähköinen asiankäsittely
Lisätietoja ja seminaarin materiaali kunnat.net-sivustolta:
Kirjoittaja tiedonhallinnan erityisasiantuntija Tuula Seppo