Case 5: Hämeenlinnassa digikehittäminen on työntekijöiden ja asukkaiden yhteinen asia

Johtaminen on avainroolissa kaikessa kehittämistyössä, myös digitalisaation edistämisessä. Enää digitalisaatiota ei voida nähdä vain ICT-osaston tehtävänä, vaan se on osa kaikkea toimintaa. Digitalisaatio haastaa kuntajohdon ja luottamushenkilöiden osaamista.

Hämeenlinnassa johtoryhmä linjaa koko kaupunkia koskevat digitavoitteet, jotka kaupunginhallitus hyväksyy. Toimialajohtajat vastaavat oman toimialansa digikehittämisestä. Vaikka toimialat päättävät ja priorisoivat itse digitavoitteita ja -toimenpiteitä, kokonaisuus pysyy hallinnassa eri toimialojen edustajista kootun digiryhmän avulla.

Digiryhmän tehtävänä on suunnitella ja viedä digitalisaatiota hallitusti eteenpäin. Ryhmä voi ehdottaa pienempiä tai suurempia koko kaupungin laajuisia kehittämistoimenpiteitä, kuten älypuhelimien hankintaa kaikille yksilöille ja tukea älypuhelinten ja virtuaalisten kokousvälineiden tehokkaaseen käyttöön. Digitalisaation kokonaiskuvan muotoilu on yksi digiryhmän viimeisimmistä onnistumisista.

Digiryhmän lisäksi tietohallinnolla on merkittävä rooli Hämeenlinnan digitalisaatiotyössä. Tietohallinto vastaa kokonaisuudesta ja tukee toimialoja. Tietohallinto tarjoaa laitteita, ohjelmistoja ja työkaluja sekä järjestää erilaisia koulutuksia. Suunnitteilla on myös työkalupakki, jonka tuotteistettuja työkaluja - esimerkiksi sparrausta - esihenkilöt ja toimialat pääsisivät tulevaisuudessa hyödyntämään.

Asiakas- ja työntekijäymmärrys kehittämisen keskiössä

Hämeenlinnassa tavoitteena on, että mahdollisimman moni osallistuisi kaupungin prosessien ja palveluiden kehittämiseen. Henkilöstöllä, kaupunkilaisilla, johtoryhmällä ja luottamushenkilöillä on paljon hyviä ajatuksia ja ideoita, joita kaupunki pyrkii valjastamaan käyttöön erilaisten kanavien avulla sekä palvelumuotoilun keinoin.

Yksi tapa kerätä kaupunkilaisten ideoita ja uudistaa palveluprosesseja tarvelähtöisesti on ollut niin sanottu testiperhetoiminta. Keväällä 2021 Hämeenlinnan kaupunki etsi testiperheitä koeajamaan kaupungin palveluita 105 päiväksi. Hakemuksia tuli 115, joiden perusteella valittiin 18 testiperhettä.

Testiperheiden tehtävänä oli ideoida tulevaisuuden digitaalista Hämeenlinnaa. Testiperheet pääsivät pohtimaan muiden muassa, millaisia digitaalisia palveluita Hämeenlinnassa tulisi olla vuonna 2030, jotta Hämeenlinna on paras paikka piipahtaa, viihtyä ja asettua, paras paikka yrittää, paras ekologinen jälleenrakentaja, paras terveyden ja hyvinvoinnin edistäjä, paras kasvun ja oppimisen ympäristö, sekä paras asumisen ja elämisen ympäristö.

Testiperheiden vastauksissa näkyi julkisesta digitalisaatiokeskustelustakin tuttuja ajatuksia. Testiperheet toivoivat muiden muassa, että Hämeenlinnassa voi asioida ajasta ja paikasta riippumatta ja että julkisen, yksityisen ja kolmannen sektorin palvelut löytyvät yhdestä paikasta. Lisäksi toivottiin kestävää rakentamista ja digitalisaation hyödyntämistä hoitotyössä niin, että voidaan keskittyä entistä paremmin asiakkaaseen.

Asiakasymmärrystä kerätessä on syytä muistaa, että kaikilla kunnan asukkailla ei ole kiinnostusta tai mahdollisuutta antaa palautetta tai osallistua kunnan kehittämistyöhön. Hämeenlinnassa onkin mietitty, miten esimerkiksi maahanmuuttajaperheitä voitaisiin ottaa paremmin mukaan kehittämiseen ja palvella jatkossa paremmin. Yhtenä ratkaisuna on muotoiltu maahanmuuttajan palvelupolku, joka auttaa hahmottamaan maahanmuuttajalle lapsen päivähoitoon ja kouluun hakeutumista.

Hämeenlinnassa henkilöstöpalveluilla on tärkeä rooli kehittämistä ja kokeiluja tukevan toimintakulttuurin ja ilmapiirin luomisessa. Parhaillaan käynnissä on esimerkiksi Tee työtä uudella tavalla -ohjelma, jossa tuodaan esiin jokaisen mahdollisuutta kehittää omaa työtä ja tehdä asioita eri tavoin. Tietohallinto toimii tiiviissä yhteistyössä henkilöstöpalveluiden kanssa, ja ne pyrkivät yhdessä innostamaan ja kannustamaan ihmisiä kokeiluihin ja uudenlaisen työn luomiseen.

Kaupunkiorganisaation sisällä henkilöstön ideoita kerätään aina auki olevalla sähköisellä kyselylomakkeella sekä VAU - vaikuta, auta ja uudista -sivuston avulla. VAU-sivusto on perustettu erilaisten kehittämisideoiden esittämiseen ja jakamiseen. Ideoita voi kirjoittaa, ideoista voi tykätä ja niitä voi kommentoida. Parhaat ideat viedään ideakiihdyttämöön, jossa niitä kehitetään edelleen. Ideanikkareita myös palkitaan. Tavoitteena on tehdä entistä paremmin näkyväksi kaikki se hyvä työ, jota kaupungissa tehdään.

Hankinnoilla kestävyyttä ja vaikuttavuutta

Henkilöstön osaamisen lisäksi digitalisaation onnistunut toteutuminen edellyttää toimivia laitteita ja järjestelmiä. Hämeenlinnan kaupungin tavoite toimia taloudellisesti, sosiaalisesti ja ekologisesti vastuullisesti näkyy konkreettisesti myös hankinnoissa. Laitteet pyritään kilpailuttamaan aina kiertotalous ja hiilineutraalius huomioiden. Esimerkiksi kolmen vuoden leasing-ajan jälkeen laitteet lähtevät muualle maailmaan käyttöön tai varaosiksi. Myös erilaisten laitteiden päästöt on laskettu ja tiedossa.

Hämeenlinnan kaupungissa hyödynnetään muiden muassa dynaamisia hankintoja, ja pyritään valmistelemaan hankinnat huolellisesti parhaiden ratkaisujen löytämiseksi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että oma tavoitetila on määritelty selkeästi ennen kuin lähdetään tekemään tieto- ja tarjouspyyntöjä ja käymään vuoropuhelua markkinoilla olevien toimijoiden kanssa.

Hämeenlinnassa on opittu, että oman tavoitetilan ja -prosessien ollessa selkeitä, pystytään paremmin haastamaan toimittajia, eikä vain ostamaan sitä, mitä markkinoilla on kullakin hetkellä tarjolla. Olennaista on, että prosesseja uudistetaan ja pyritään löytämään tulevaisuuden tarpeita vastaavia tietojärjestelmiä. Tämä edellyttää hyvää johtamista, työntekijöiden visionäärisyyttä sekä sujuvaa yhteistyötä järjestelmätoimittajien kanssa.

Ajankohtaisena hankintana Hämeenlinnan kaupungilla on varhaiskasvatusjärjestelmän uusiminen. Järjestelmän hankinnalla ja prosessien kehittämisellä pyritään muiden muassa automatisoimaan sähköisten lomakkeiden ja tiedon kulkua. Asiakkaiden ja henkilöstön palautteet ja kokemukset arjen käytöstä vievät hankintaa eteenpäin.

Palveluohjauksen haaveena on ollut, että järjestelmät toimisivat hyvin yhteen ja esimerkiksi lapsen polku -ajattelu toteutuisi. Lapsen polulla tarkoitetaan sitä, että lapsen tiedot siirtyisivät järjestelmissä sujuvasti päiväkodista aina aikuisuuteen asti. Toistaiseksi järjestelmätoimittajilta ei ole kuitenkaan saatua tukea lapsen polku -ajatteluun.

Suomessa perusopetuksen opetussuunnitelma velvoittaa, että tieto- ja viestintäteknologiaa hyödynnetään kaikilla vuosiluokilla kaikissa oppiaineissa ja muussa koulutyössä. Digitalisaatio voidaan täten nähdä sekä oppimisen välineenä että kohteena.

Hämeenlinnan kaupungin opetustoimessa on reilun kymmenen vuoden ajan suunnattu tieto- ja viestintäteknologian kehittämisen ja ylläpidon resursseista yksi kolmasosa sähköisiin palveluihin ja sisältöihin, toinen kolmasosa laitteisiin ja verkkoratkaisuihin ja viimeinen, mutta ei vähäisin kolmasosa henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja tukipalveluihin.

Tieto- ja viestintäteknologian pedagogisen käytön osaamisen kehittämiseen panostaminen on synnyttänyt Hämeenlinnassa muiden muassa valtakunnalliseksi laajenneen tutoropettajatoiminnan, jossa opettajat tukevat ja auttavat toisiaan opetukseen liittyvissä asioissa.

Käytännössä kaupungin perusopetuksen kymmenkunta kehittäjäopettajaa on vapautettu omista opetustöistä keskiviikkoisin. Tällöin he kiertävät oman vastuualueen kouluja, opastavat muita opettajia ja jakavat kollegoilta saatuja vinkkejä muun muassa laitteiden opetuskäyttöön, sähköisiin oppimateriaaleihin ja laajemmin opetuksen kehittämiseen liittyen. Lisäksi tutoropettajat toimivat ikään kuin tuntosarvina - he osaavat kertoa, mikäli laitteissa, verkoissa ynnä muissa on ongelmia.

Hämeenlinnassa uskotaan, ettei digitalisaatiolla tarvitse tai voida korvata kaikkea perinteistä opettamista, mutta parhaimmillaan digitalisaatio voi vapauttaa opettajan työaikaa oppilaan henkilökohtaiseen opastamiseen ja kohtaamiseen. Sähköisten järjestelmien kautta opettaja voi esimerkiksi toteuttaa nopeammin jonkin testin, kokeen ja arvioinnin ja seurata oppilaiden suoriutumista ja tarvetta tiiviimpään henkilökohtaiseen tukeen. Digitalisaation avulla voidaan myös vahvistaa oppilaiden osallisuutta ja tukea henkilökohtaisen oppimispolun luomista esimerkiksi keräämällä koulutyöt talteen sähköiseen järjestelmään.

Yhteistyö ja verkostot ovat tärkeitä sekä kaupungin sisällä että ulkopuolella. Opettajien ja oppilaiden tukena kouluilla on nimettyjä oppilasagentteja, jotka voivat toimia esimerkiksi apuopettajina tai huolehtia kevätjuhlien tekniikasta. Osaavat ja helposti lähestyttävät oppilasagentit ovat opastaneet myös kaupunginvaltuutettuja uusien Ipadien käyttöönotossa. Toimiminen valtakunnallisissa verkostoissa kuten Digikillassa mahdollistaa puolestaan erilaisten opetuspuolen kehittämisideoiden sparraamisen sekä onnistumisten ja epäonnistumisten jakamisen laajemmin.

Hyvinvointialueiden perustaminen vuoden 2023 alussa muuttaa Hämeenlinnan kaupungin organisaatiota merkittävästi. Nykyisestä 3400 työntekijästä 1600 henkilöä siirtyy pois kaupungin palkkalistoilta, eikä sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottaminen ole enää kaupungin vastuulla. Toiminnallisesti suurimmaksi toimialaksi nousee tällöin sivistys- ja hyvinvointi eli koulut, päiväkodit ja muut varhaiskasvatuksen yksiköt.

Hämeenlinnassa tulevaisuuden kuntatyössä nähdään korostuvan yhä enemmän itseohjautuvuus sekä valmentava johtaminen. Henkilöstölle suunnatun kyselyn mukaan noin 70 % korona-aikaan etätöitä tehneistä haluaa jatkaa työskentelyä etänä, mikä edellyttää jatkossakin toimivaa tekniikkaa ja työprosesseja sekä yhteisesti sovittuja toimintatapoja.

Digitalisaation ulottuminen kaikkeen kunnan toimintaan edellyttää henkilöstöltä uudenlaisia taitoja, esimerkiksi ymmärrystä digitalisaation mahdollisuuksista. Kun tieto syntyy ja siirtyy automaattisesti paikasta toiseen, ei tarvita enää viranhaltijapäätösten valmistelua, vaan pikemminkin laaja-alaista asiantuntemusta. Jopa koodauksen perustaidoille voi tulla pian tarve.

Hämeenlinnassa uskotaan, että yhteistyö muiden kuntien kanssa, hyvien käytäntöjen jakaminen ja toisilta oppiminen ovat asioita, joita ei voida koskaan tehdä liikaa. Nykyaikaiset sähköiset kokousvälineet ja käytännöt mahdollistaisivat yhä tiiviimmän yhteistyön myös eri puolilla Suomea sijaitsevien kuntien kanssa.

Kuvauksen pohjana on käytetty seuraavia haastatteluja ja materiaalia:

Harvio Jari, digikehittämispäällikkö, Hämeenlinnan kaupunki

Isosuo Juha, apulaiskaupunginjohtaja, Hämeenlinnan kaupunki

Jäkkö Jouni, tietohallintojohtaja, Hämeenlinnan kaupunki

Linnakylä, Pia, palvelusuunnittelija, Hämeenlinnan kaupunki

Orkola Janne, palveluohjauksen päällikkö, Hämeenlinnan kaupunki

Lisätietoja Hämeenlinnan digikehittämisestä:

Tietoa Hämeenlinnasta digitalisaation näkökulmasta

Tietoa Hämeenlinnan testiperhetyöstä ja aiheeseen liittyvä uutinen

Hämeenlinnan perusopetuksen tieto- ja viestintäteknologiasuunnitelma

Hämeenlinnan varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tieto-ja viestintäteknologiasuunnitelma

Digikillan sivut

Kuvauksen teksti: Anniina Tuomi / Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT ja Aino Lappalainen / Kuntaliitto